采购操作流程
西湖区教育系统政府采购工作操作流程
（试行稿）
依据《杭州市西湖区教育系统采购管理办法（暂行）》，为进一步规范各单位相关物品的政府采购工作，拟定本操作流程。
一、 职能明晰
（一）教育信息与装备中心
1、负责制订教育技术装备的配置标准。
2、根据《杭州市西湖区教育系统采购管理办法（暂行）》制订实施细则并组织采购，做好政府集中采购项目网上申报、网上采购平台操作。
3、会同相关直属单位指导、督查教育技术装备的管理、使用和维护。
（二）采购单位主要职责
1、各中小学、幼儿园、直属单位和社区学院（以下简称采购单位）是采购主体。
2、采购单位统筹安排年度资金，认真编写年度采购预算。
3、采购单位依据西湖区教育局下发的采购计划批复实施采购。
4、采购单位应做好采购项目的验收、结算；采购文件归档管理；教育技术装备的管理、使用和维护等工作。
二、采购工作操作流程
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程序流程 |
操作事项 |
操作主体 |
相关要求 |
备注 |
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1 |
申报 |
采购单位 |
1. 教育局批复的《西湖区教育系统采购项目申购表》 |
教育局批复的申购表（原件）上报信息与装备中心 |
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2.采购单位制定的采购方案（招标文件），规范合同范本 |
部门集中采购项目，无需提供招标文件，但采购需求需在规定时间内上报（纸质稿）及采购单位采购需求确认单（见附件1）。 |
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装备中心 |
凭采购单位教育局批复的采购项目申购表，上报区财政局审批 |
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2 |
审核 |
集中采购项目、分散采购项目 |
装备中心 |
初审：招标文件（电子稿）发余钢老师。 |
3个工作日完成初审并反馈 |
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政府采购办 |
报审：初审通过的招标文件，由采购单位报送西湖区政府采购中心审核。 |
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自主采购项目 |
装备中心 |
招标文件（电子稿）发余钢老师。 |
3个工作日完成初审 |
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3 |
报备 |
采购单位 |
1. 审核通过后的招标文件（纸质稿，盖单位公章） 2. 采购单位采购确认单（见附件2） |
根据项目实际，集中性、分散性采购项目按照采购购中心要求打印3-7份；自主采购项目打印1-2份 |
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装备中心 |
采购文件签署“招标文件审核章” |
文件核对及签署意见1个工作日完成 |
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4 |
采购 |
集中采购项目、分散采购项目 |
政府采购中心 |
集中采购项目委托西湖区政府采购中心实施采购。 分散采购项目委托中介。 |
招标文件挂网20天 |
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自主采购项目 |
采购单位 |
采购单位自行组织 |
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5 |
开标 |
集中采购项目、分散采购项目 |
政府采购中心 |
1. 凭装备中心签署意见的招标文件，参与开标； 2. 采购单位安排采购评审1人，参与评标。 |
部门集中采购项目由装备中心会同采购单位代表共同参与； 中标后需公示7个工作日。 |
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自主采购项目 |
采购单位 |
采购单位邀请局监察室、基财科人员共同参与 |
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6 |
合同审核、签订 |
采购单位 |
按照招标文件后的规范合同文本、招投标文件等拟定项目专用条款。 |
中标公示结束后7个工作日内 |
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装备中心 |
1.初审：采购单位拟定的合同（电子稿）报余钢老师处初审 2.确认：审核通过的项目合同审核稿（纸质稿，一式五份）报余钢老师审核，并签署审核意见 |
3个工作日完成初审 |
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采购单位 |
3.凭审核确认的合同与供应商签订合同（一式五份） |
自中标通知书发出之日起30个工作日内，必须签订合同；签订之日起7个工作日分别报送教育局基财科、装备中心备案；集中性采购项目合同同时报区政府采购中心。 |
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7 |
验收 |
采购单位 装备中心 |
合同履行完毕后，由采购单位组织验收，并签署《质量反馈表》、《验收回复单》或《项目验收报告》（附件3） 信息化建设项目，由采购单位会同装备中心进行竣工验收。 |
履约过程中发现问题，采购单位可以书面形式反馈给供应商，不能解决的可报装备中心、区政府采购中心。 |
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8 |
入库 |
采购单位 |
按照相关规定做好资产入库，并填写《资产入库单》 |
验收完毕后30个工作日内完成入库工作 |
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9 |
报备、支付 |
采购单位 |
递交《质量反馈表》、《验收回复单》或《项目验收报告》、《资产入库单》、供货发票（复印件），报装备中心余钢老师 |
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装备中心 |
汇总核实采购单位项目资料（批复申购表、招投标文件、采购合同、验收资料、入库单、发票复印件），出具项目支付证明（附件4） |
材料汇总后7个工作日内完成 |
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采购单位 |
凭装备中心项目支付证明办理经费支付手续 |
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注：采购合同履行时，采购单位需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其它条款的前提下，需向信息与装备中心上报采购申请进行审核，报基财科审批，获批后与供应商签订补充合同。所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十，且不得超预算。
三、其他事项
（一）执行依据
1、列入《西湖区政府采购目录和限额标准》以内的货物、工程和服务，属于政府采购范围。
2、未列入《西湖区政府采购目录和限额标准》，单件产品5000元（含）以上、批量同类产品金额在20000元（含）以上的物品，属于教育系统大宗物品采购范围。
（二）配置依据
现代教育技术装备以《2013年西湖区教育系统现代教育技术装备配置目录》为配置依据。
教育技术装备以浙江省中小学学科教育仪器配置目录，根据区域教育发展实际及学校实际情况，参照1类标准实施配置。
（三）本操作流程为试行阶段，方案中有关条款如与国家有关政策不符时，以国家政策为准，并及时进行调整。操作流程中未尽事宜由教育局基财科、信息与装备中心和采购单位协商解决。
附件1：
西湖区教育系统政府集中采购项目需求确认表
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单位名称 |
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项目名称 |
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经办人 （签名） |
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联系电话 |
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分管领导 （签名） |
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采购单位需求确认意见 |
（盖章） 年 月 日 |
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备注 |
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注：1、该表一式两份，一份学校存档一份交信息与装备中心备案；
2、该表和采购单位集中采购项目需求（纸质稿），在项目申报时进行备案。
附件2：
西湖区教育系统政府采购招标文件、合同审核备案表
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单位名称 |
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项目名称 |
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项目预算金额 |
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采购方式 |
□集中采购 □分散采购 □自主采购 □其他 |
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经办人 （签名） |
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联系电话 |
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分管领导 （签名） |
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采购单位意见 |
（盖章） 年 月 日 |
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装备中心意见 |
（盖章） 年 月 日 |
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备注 |
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注：1、该表一式两份，一份学校存档一份交信息与装备中心备案；
2、该表和对应的招标文件，在项目开标前进行备案并由信息与装备中心签署审核意见。
附件3：
西湖区教育系统政府采购项目验收报告
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单位名称 |
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项目名称 |
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验收时间 |
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供货单位 |
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经办人 （签名） |
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联系电话 |
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分管领导 （签名） |
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采购单位验收意见 |
（盖章） 年 月 日 |
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装备中心意见 |
（盖章） 年 月 日 |
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备注 |
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附件4：
西湖区教育系统政府采购项目支付证明
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单位名称 |
（盖章） |
项目名称 |
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中标金额 |
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支付金额 |
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经办人 （签名） |
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联系电话 |
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分管领导 （签名） |
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项目资料报备情况 |
资料细目 |
报备情况 |
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教育局批复的《西湖区教育系统采购项目申购表》 |
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审核通过后的招标文件、合同 |
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《质量反馈表》、《验收回复单》或《项目验收报告》 |
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项目入库单、供货发票（复印件） |
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装备中心意见 |
（盖章） 年 月 日 |
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备注 |
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